Korvaamalla vanhan IT-ympäristönsä Dustinin Modern Workplace -palvelulla XL-BYGG yksinkertaisti helpolla ja edullisella tavalla hallintoa, paransi tietosuojaa ja tehosti työprosesseja.
Jos joskus käyt XL-BYGG-ketjun pääkonttorissa Solnassa, et voi olla huomaamatta, että yrityksessä vallitsee suuri sisäinen ylpeys. Kullankeltainen logo näkyy kaikkialla. Niin suurissa teräksisissä seinäkoristeissa kuin myös vaatteissa, maalauksissa, profiilituotteissa ja viireissä.
– Markkinointiosasto on tehnyt hyvää työtä. Huolimatta siitä, että tuotemerkki on vain kymmenen vuotta vanha, se on yksi suurimman kohderyhmämme eli ammattirakentajien parhaiten tuntemista tuotemerkeistä, XL-BYGG-ketjun CIO Tobias Erhardt sanoo, kun tapaamme hänet pääkonttorin aulassa.
Tobias Erhardt, CIO hos XL-BYGG
XL-BYGG-ketjun juuret ovat Byggtrygg-yrityksessä. Se on muuttunut lautatarhasta suureksi ketjuksi, jonka liikevaihtoennätys vuodelta 2018 on lähes yhdeksän miljardia Ruotsin kruunua. Solnassa pitää päämajaansa XL-BYGG AB:n osaomistajia eli 70 itsenäistä rakennusmateriaalien jälleenmyyjää palveleva keskusyritys. Siellä työskentelee noin 40 ihmistä markkinoinnin, hankintojen, liiketoiminnan tuen, kehityksen ja muiden keskeisten toimintojen parissa.
Vanhentunut IT-ympäristö
Organisaation nopea kasvu jättää jälkensä. Kun Tobias aloitti XL-BYGG-ketjun palveluksessa vuonna 2017, IT-ympäristö oli sekava ja jäänyt ajastaan jälkeen johtuen suurelta osin yrityksen nopeasta kasvusta. Riittämätön tietosuoja, aikaa vievä hallinnointi, hankalat VPN-ratkaisut ja kallis IT-tuki olivat joitakin Tobiaksen havaitsemia ongelmia.
– Kaikilla oli erilaiset laitteet, eri Windows-versiot ja omat Office-lisenssit. Yritys oli hankkinut liiketoimintajärjestelmän tarjoajan kautta Exchange-sähköpostit sekä päätepalvelinratkaisut työpöytää ja sovelluksia varten. Se oli oikea sekasotku.
XL-BYGG-ketjun johtosanoja ovat yksinkertaistaminen ja parantaminen. Nämä sanat takaraivossaan Tobias tarttui haasteeseen ja alkoi modernisoida yrityksen IT-infrastruktuuria.
– Ajattelimme ensin hankkia omat Office 365 -lisenssit omilla tukipalveluilla ja päätelaitteiden hallinnalla, mutta koska IT ei ole ydinliiketoimintaamme, päätimme antaa myös sen ulkoisen palveluntarjoajan harteille. Käynnistin keskustelut Idenetin kanssa, ja kun Dustin osti Idenetin, Modern Workplace -palvelu nousi esiin.
Enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen
Tobias ymmärsi, minkälaisia mahdollisuuksia yrityksen IT-ympäristön helppo modernisointi toisi mukanaan, ja vuosi sen jälkeen palvelu otettiin käyttöön. Valmis ratkaisu sisältää Modern Workplace -palvelun Office 365 -lisenssillä, Azure AD:n sekä Intunen ja Autopilotin kaikkien laitteiden määritystä ja hallintaa varten. Dustin huolehtii päätelaitteiden hallinnasta, tietoturvasta ja käyttäjätuesta.
Kun Tobias kuvailee Modern Workplacea, hän käyttää monesti sanaa yksinkertaisuus. Hänellä on useita konkreettisia esimerkkejä siitä, miten palvelu on vapauttanut aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.
Aiemmin päätelaitteen käyttöönottoon saattoi mennä kokonainen työpäivä. Nykyään asetukset määritetään automaattisesti, kun käyttäjä avaa koneen ja kirjoittaa käyttäjätietonsa. Jo se yksinään säästää paljon aikaa.
Työntekijät pääsevät tuen pariin muutamassa sekunnissa
Tobiaksen arvion mukaan hänen työajastaan meni aiemmin noin 25 prosenttia työntekijöiden auttamiseen esimerkiksi salasanan vaihtamisessa tai toimimattoman tulostimen korjaamisessa. Nykyään hänellä on vakiovastaus.
– Yhä vielä joku saattaa koputtaa oveeni, ja silloin kysyn: "Mitä Dustin sanoo?". Se on yksinkertaisempaa myös työntekijöiden kannalta. Nyt he pääsevät tuen pariin vain muutamassa sekunnissa sen sijaan, että heidän olisi tultava minun luokseni ja olisivat riippuvaisia minun läsnäolostani.
CIO:n rooli tarkoittaa sitä, että Tobias on mukana johtoryhmässä ja vastaa kaikesta ketjun keskuksen sisäisestä IT- ja digitalisointityöstä. Se, että hänen ei enää tarvitse toimia IT-tukihenkilönä, tarkoittaa sitä, että hän voi olla nykyään mukana useammassa projektissa kuin aiemmin.
Parempi IT-tietoturva ja tehokkaampi yhteistyö
XL-BYGG-ketjulla on paljon mobiililaitteita käyttäviä käyttäjiä, mikä asettaa erittäin suuria vaatimuksia yrityksen IT-turvallisuudelle. Kun Tobias aloitti XL-BYGG-ketjun palveluksessa, monilla ei ollut edes PIN-koodia puhelimissaan. Nykyään hän voi varmistaa, että kaikki laitteet ovat salattuja, salasanalla suojattuja ja varmuuskopioituja pilviympäristöön.
– Jos laite katoaa tai varastetaan, sen sisältämät tiedot voidaan poistaa etänä. Tunti myöhemmin käyttäjä voi työskennellä uudella tietokoneella niin kuin mitään ei olisi tapahtunut.
Modern Workplace ja Microsoftin tuottavuutta lisäävät työkalut ovat johtaneet myös organisaation sisäisten työskentelytapojen tehostamiseen. Heti käyttöönoton jälkeen järjestettiin Teamsiin ja Sharepointiin keskittyvä käyttäjäkohtainen koulutus kaikille työntekijöille.
– Aiemmin me lähettelimme tiedostoja edestakaisin ilman minkäänlaista versionhallintaa, mikä johti siihen, että moni tallensi muutoksensa muiden tekemien muutosten päälle. Nykyään me teemme yhteistyötä täysin toisenlaisella tavalla. Virheiden tekemisen riski on lähes olematon, mikä säästää pitkällä aikavälillä sekä aikaa että rahaa.
Tobias kertoo, että monet käyttäjät ovat huomanneet myös videoneuvotteluiden hyödyn.
– Aiemmin yrityksessä käytiin erittäin vähän videoneuvotteluita, mikä ei ollut ihan ympäristökäytäntömme mukaista. Nykyään osastot pitävät Teams-kokouksia viikoittain, ja koska ulkoisten osapuolten kutsuminen mukaan on helppoa, voimme käydä videoneuvotteluita myös osaomistajien ja toimittajien kanssa.
Vakaa ja laajennettavissa oleva ratkaisu
XL-BYGG on tehnyt Dustinin kanssa puitesopimuksen, minkä ansiosta yrityksen osaomistajat voivat hankkia tuotteita Dustinilta tavallista edullisempaan hintaan. Mutta koska yritykset ovat itsenäisiä, ne saavat itse päättää, seuraavatko he samaa polkua kuin keskusyritys.
Seuraavaksi Tobias aikoo modernisoida joitakin yrityksen tukijärjestelmistä, sulkea vanhan palvelinratkaisun ja siirtää kaiken kapasiteetin pilviympäristöön. Suunnitelmissa on myös siirtää yrityksen puhelimet ja tabletit MDM-ratkaisuun, jolloin Phone as a Service -palvelusta voi tulla ajankohtainen.
Vaikka Tobiaksella on nyt yrityksen IT-ympäristön kuntoon laittamisen jälkeen enemmän aikaa käsissään, hänellä on kuitenkin aikataulu täynnä:
– Rakennusala on viimeinen suuri ala, joka digitalisoidaan, ja mahdollisuudet ovat loputtomat. Meillä on nyt joustava ja moderni ratkaisu, joka on modernisoinut koko IT-infrastruktuurimme ja jota on helppo laajentaa. Siten me voimme yksinkertaistaa ja parantaa prosesseja osaomistajiemme puolesta.
Haaste
Vuosien nopean kasvun myötä XL-BYGG-ketjun IT-ympäristöstä oli tullut sekava ja se oli jäänyt ajastaan jälkeen. Tietoturvassa oli puutteita, hallinta vei liian paljon aikaa ja IT-tuki oli kallista. Yrityksen CIO:n työajasta meni suuri osa päätelaitteiden määrittämiseen ja tukiasioiden selvittämiseen.
Ratkaisu
Ratkaisuksi valittiin Modern Workplace -palvelu, joka sisältää päätelaiteiden hallinnan, tietoturvan ja tuen.
Vaikutus
XL-BYGG on onnistunut tekemään IT-ympäristöstään aiempaa yksinkertaisemman ja kustannustehokkaamman. Aiemmin yrityksen CIO:lta saattoi mennä kokonainen päivä päätelaitteen asetusten määrittämiseen. Nykyään kaikki tapahtuu automaattisesti, kun käyttäjä ilmoittaa kirjautumistietonsa. Yksinkertaistettu päätelaitteiden hallinta sekä se, että Dustin huolehtii kaikista tukitoimista, on antanut CIO:lle enemmän aikaa kehittää liiketoimintaa. Samalla siirtyminen moderneihin tuottavuutta lisääviin työkaluihin on tehostanut organisaation työprosesseja, lisännyt videoneuvotteluita ja vähentänyt matkustelua.
Lue lisää: Näin Nackan lukio saa laatua ja hallitsee kustannuksia