Hankintojen käsittely minimoituu ja prosessit automatisoituvat täysin. Näitä hyötyjä saa linkittämällä hankintajärjestelmän Dustinin EDI-valikoimaintegraatioon.
Dustinin EDI-ratkaisun avulla pääsee eroon vanhoista manuaalisista ja hallinnointitehtäviä edellyttävistä hankintaprosesseista. Tilaus-, osto- ja laskutuskäsittely automatisoidaan. Tämä tehostaa käsittelyä sekä parantaa hallintaa ja antaa enemmän mahdollisuuksia esimerkiksi sopimusten seurantaan. Näin sanoo Dustinin EDI-järjestelmien projektijohtaja Martin Olsson.
Hänen mielestään usein Dustinin verkkokaupassa ostoksia tekevälle on EDi-järjestelmään siirtyminen kannattavaa.
– Se säästää valtavasti aikaa tilaus- ja laskutusprosesseissa. Tähän mennessä yli 65 suurta asiakasta Ruotsissa on päätynyt integroituun EDI-tilausratkaisuun ja paljon useampi hoitaa laskuvirtaansa EDI-laskujen avulla. Lisäksi järjestelmään liittyy jatkuvasti uusia asiakkaita.
Dustin ei veloita omasta EDI-integraatio-osuudestaan, kun asiakas valitsee jonkin ennalta määritetyistä vakiomuodoista. Dustinin tuotevalikoimaan pääsee kahdella tavalla integraation avulla.
Ensimmäisessä Dustin lähettää asiakkaan hankintajärjestelmään kerran vuorokaudessa sähköisen tuotekuvaston, niin kutsutun EDI-kuvaston. Hankintajärjestelmä on yleensä osa liiketoimintajärjestelmää. EDI-kuvasto on XML-tiedosto, joka sisältää muun muassa tuotenumerot, tuotekuvaukset, varastosaldot, asiakaskohtaiset hinnat ja linkit tuotekuviin.
Toinen EDI-ratkaisu on niin kutsuttu ”punch-out”. Siinä asiakas saa käyttöönsä asiakaskohtaisen version Dustinin verkkokaupasta hankintajärjestelmässä olevan linkin kautta. Siinä ostoskori siirretään verkkokaupasta suoraan yrityksen hankintajärjestelmään.
Etu on siinä, että ostoskori päätyy asiakkaan omaan hankintajärjestelmään.
– Etu on siinä, että ostoskori päätyy yrityksen omaan hankintajärjestelmään. Se tarkoittaa, että asiakas voi lisätä omia prosessejaan esimerkiksi tilauksen vahvistamiseen ennen kuin se lähetetään meille Dustinilla, sanoo Martin Olsson.
Monilla suurilla asiakkailla hankintaan, inventaariohallintaan ja vahvistukseen liittyy lisäprosesseja. Integraation avulla asiakkaat pystyvät hallitsemaan näitä täysin ja käyttämään omaa ratkaisuaan osana useita tavarantoimittajaintegraatioita, hän kertoo.
Kun asiakas on tyytyväinen ostoskoriinsa, se lähetetään automaattisesti Dustiniin sovitussa vakiomuodossa. Dustin vastaa lähettämällä tilausvahvistuksen suoraan asiakkaan hankintajärjestelmään. Sen jälkeen Dustin lähettää toimitusvahvistuksen tavaroiden seurantatoiminnolla ja lopuksi EDI-laskun asiakkaan hankintajärjestelmään.
Miten punch-out-ratkaisun saa toimimaan?
Martin Olsson kertoo punch-out-ratkaisun eduista:
– Valikoiman graafinen ulkoasu on siinä sama kuin Dustinin verkkokaupassa. Yleinen syy kuvastotiedoston käyttämiseen punch-out-ratkaisun sijaan on tietosuojakäytäntö, jossa käyttäjät eivät saa poistua yrityksen IT-ympäristöstä.
Jotta asiakkaan hankintajärjestelmä voidaan liittää Dustinin EDI-ratkaisuun, järjestelmää joudutaan muokkaamaan. Toisinaan tämä saattaa edellyttää vähäistä konsultointia.
Hankintajärjestelmän integroiminen Dustinin järjestelmään kestää yleensä kuukaudesta kahteen, mikä määräytyy paljolti hankintajärjestelmän edellytysten perusteella.
EDI-ratkaisun viisi muuta tärkeää etua
- Hallinta ja jäljitettävyys paranevat.
- Hyväksi ympäristölle, sillä paperilaskuja ei tarvitse tulostaa ja lähettää postitse.
- Todistetusti toimiva. EDI-järjestelmän alkuvaiheen ongelmista on päästy eroon.
- Dustinin järjestelmä pystyy käsittelemään useiden eri standardien mukaisia XML-tiedostoja.
- Ei sopimuksia. EDI-integraation voi lopettaa koska tahansa ilman kustannuksia.
Lue myös tavoista yksinkertaistaa hankintoja EDI-järjestelmän avulla.
